British Council Türkiye, kültür-sanat departmanının günlük operasyonel çalışmalarına destek olacak, sanat projelerinin yürütülmesinde ve gerektiği şekilde ortaya konmasına katkıda bulunacak bir Ekip Asistanı arıyor.

İçerik ve Ortam: The British Council, Birleşik Krallık ve diğer ülke vatandaşlarına uluslararası olanaklar sağlayarak, İngilizce, sanat ve eğitim üzerine dünya çapında verdiği eğitim programları aracılığıyla ülkeler arasında güven bağları kurmaktadır. Türkiye, The British Council için öncelik sahibi bir ülkedir ve Avrupa genelinde 16 ülkeyi kapsayan bir bölgenin de bir parçası konumundadır.

Edebiyattan performans sanatlarına, görsel sanatlardan film, müzik, moda, tasarım, mimarlık ve yaratıcı ekonomilere kadar sanatın her formunda çalışan ve bunu yaparken de yaratıcı yaklaşımları ve yenilikçi fikirleri ön planda tutan sanat ekibinin en temel amaçları, Birleşik Krallık ve Türkiye arasında insanların birbiri ile bağ kurabilmesine ve birbirini daha iyi anlamasına olanak sağlayacak yeni yollar bulmak; hem Birleşik Krallık’tan hem de Türkiye’den sanatçıların bir araya gelerek her iki ülkeye de değer katacak işbirlikleri yaratmasına ön ayak olmak; Birleşik Krallık’ı, kültürel ve yaratıcı gelişim açısından Türkiye için bir uzmanlık kaynağı ve değerli bir partner olarak konumlandırmak ve Birleşik Krallık adına bu güçlü ve yaratıcı bağlardan ortaya çıkan ekonomik çıktıları arttırmaktır. En son çalışmalarının arasında, Grayson Perry’nin The Vanity of Small Differences (Küçük Farklılıkların Boşunalığı) sergisi, Nesta Creative Enterprise Toolkit Training (Nesta Yaratıcı Girişim Araç Gereçleri Eğitimi), Writers Meet and Building Creative Communities (Yazarlar İçin Buluşma ve Yaratıcı Topluluklar Kurma) gibi örnekler vardır.

İş Tanımı:

Genel Olarak Görev Tanımı:

Bu görev, Sanat ekibinin tüm iş alanlarındaki çalışmalarına destek olmayı ve Sanat departmanı adına ilk temas noktası olmayı gerektiriyor. Temel sorumluluklar arasında, sanat uzmanları ve uygulayıcıları adına tüm seyahat ve vize işlemlerinin organize edilmesi, iç ve dış etkinliklerde davetli listelerinin hazırlanması ve gerekli ayarlamaların yapılması, satın alma ve faturalandırma sürecinin oluşturulması ve takibinin yapılması, iletişim veri tabanı, kayıt alma ve değerlendirme alanlarının yönetilmesi, Sanat departmanı adına dış veri toplama ve sanat ekibinin kıdemli üyeleri için ajanda yönetimi yapmak geliyor. Görev; aynı zamanda, The British Council’deki diğer ekipler ile birlikte haraket etmek ve sanat ekibine sosyal medya, bülten oluşturma ve websitesi gibi iletişim araçlarının kullanılması konusunda yardımcı olmayı kapsıyor.

Sorumluluklar, Yükümlülükler ve Temel Görevler

İdari ve Operasyonel Destek:

Sanat ekibinin gerçekleştireceği projelerin sorunsuz bir şekilde yürütülebilmesi için aşağıdaki konular dahilinde fakat onlarla sınırlı kalmaksızın genel idare ve lojistik alanlarda ekibe destek olmak,

• Yabancı misafirler ve sanat ekibi için uçuşların, transferlerin ve konaklama konularının organizasyonu,
• Her etkinlik için, güzergahların, program akışlarının ve ziyaretçi paketlerinin hazırlanması,
• Gerektiğinde sanat ekibinin kıdemli üyeleri için ajanda yönetimi yapılması,
• Proje ve etkinlikler için mekan rezervasyonu, catering, tercüme gibi konularda ayarlamaların yapılması,
• Gerçekleştirilen sanat programlarının gelişimine destek olmak için araştırma yapılması,
• Proje ve etkinlikler için iletişim listesinin hazırlanması ve bu listenin güncel tutulması.

İletişim:

• Yetki verildiği durumda, belirli proje ve programlar için iç ve dış farkındalık yaratmaya yardımcı olmak adına British Council Arts tarafından şablon olarak oluşturulmuş iletişim materyallerini kullanmak,
• Kaynak resimler bulmak, basın bültenleri, web sitesi ve diğer bültenler için taslak metinler hazırlamak, İngilizce-Türkçe ve Türkçe-İngilizce çeviriler yapmak,
• Sosyal medya, genel iletişim ve web sitesi içerikleri için yardımcı olmak,
• Departmana dıştan yöneltilebilecek tüm sorular için ilk temas olmak, alınan bilgiye göre haraket etmek ve uygun olduğu durumlarda, yöneticinin de izniyle gereken hizmeti sağlamak,
• Gerektiğinde, British Council adına paydaşlar ve işbirlikçilerine destek olmak için ilgili sanat etkinliklerinde British Council’ı temsil etmek.

Finansal Planlama ve İdare:

Ekibin efektif bir bütçeleme ve kaynak yönetimi gerçekleştirmesi adına finansal gelişim ve finansal süreçlere destek olmak.

• Makbuz ve satın almada destek olmak,
• Kurumsal ilkelerin izin verdiği ölçüde sanat ekibi için tedarik zincirine katkı sağlamak.

İlişki Yönetimi:

• İç müşteriler ve dış iş ortaklarıyla iyi bir diyalog içinde olmak,
• Diğer iş destek birimleri olan Müşteri Hizmetleri, Bilgi Teknolojileri, Pazarlama ve İletişim, Finans ve İnsan Kaynakları departmanları ile güçlü iletişim içinde olmak,
• Dış servis sağlayıcıları (catering / tercüme / teknik ekip) ile iletişimde olmak,
• Oteller, etkinlik ve seyahat acentaları ile iletişimde olmak.

Pozisyonun Diğer Önemli Nitelikleri ve Gerektirdikleri

• Gerektiğinde yurt içi ve yurt dışı iş seyahatleri,
• Haftasonu ve akşam saatlerinde gerçekleştirilen etkinliklere katılım.

Tutum ve Davranışlar

• Başkalarıyla iletişim içinde
• Ekip çalışmasına yatkın
• Dediğini gerçekleştirebilen
• Sorumluluk sahibi
• Ortak bir amaç yaratabilen
• Geleceğe yön verebilen

Beceri ve Bilgi Birikimi

• Organizasyon ve yönetim becerileri, özellikle çoklu görevleri ve son teslim tarihlerini öncelik sırasına göre ayarlayabilmek,
• Finansal süreçlerin nasıl ilerlediği konusunda kavrayış kabiliyeti,
• Farklı kitlelere uygun ve efektif bir şekilde hitap edebilme becerisi,
• Mükemmel derecede yazılı ve sözlü Türkçe ve İngilizce Bilgisi.

Deneyim

• Seyahat organizasyonları, finans, etkinlik gibi alanlarda ofis deneyimi.

Başvuru için son tarih: 21 Mart 2016, 10.00

• Bu pozisyon İstanbul için geçerlidir.
• Bu 2 senelik sabit zamanlı ve uzama ihtimaline açık bir pozisyondur.
• Bu pozisyon başvurusu tüm Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarına veya Türkiye’de oturma ve çalışma izni olan herkese açıktır.

Başvurular kariyer.net üzerinden alınmaktadır.