SAHA Derneği

Etkinlik Koordinatörü

21 Haziran 2021

SAHA, görsel sanatlar alanında filantropi anlayışıyla çalışan sivil toplum kuruluşunun misyonuna katkıda bulanabilecek bir Etkinlik Koordinatörü arıyor.

Sorumluluklar:
• SAHA’nın Türkiye’de, yurt dışında ve çevrimiçi seyahat, gezi, davet, ziyaret, toplantı, sunum, panel, konuşma, atölye, vb. etkinlikleri plânlamak, baştan sona etkinliklere dair tüm organizasyon, iletişim, bütçe ve operasyonu yürütmek,
• SAHA’nın Galata ofisinde ve Taksim’deki SAHA Studio’da SAHA’nın ekip içi, üyelere yönelik veya kamuya açık her tür toplantı, ağırlama, buluşma, etkinlik ve programın organizasyon ve operasyonunu sağlamak,
• SAHA’nın üye ve destekçileriyle aktif iletişim içinde olarak kurumla ilişkilerini kolaylaştırıp güçlendirmek,
• SAHA’nın toplantı, seyahat, etkinliklerle ilgili her tür davet, duyuru, katılım takibi, raporlama ve belgelemelerini yürütmek. SAHA’nın internet sitesi, arşivi ve tüm çevrimiçi mecralarda etkinlik ve programlarının görünürlüğünü ve belgelemesini sağlamak.

İş Tanımı:
• SAHA’nın üye ve destekçilerine özel yılda 3-4 kez farklı yurt dışı/şehir dışı yerlere 1-7 gün arasında değişen seyahat ve araştırma programını düzenlemek; ön talep duyurusundan uçak, otel, transfer planlama sürecine, operasyondan seyahat sonrası raporlamaya kadar her tür içerik, akış, güzergah ve lojistiğin planlanması, bütçelendirilmesi, yürütülmesi ve raporlanması.
• SAHA’nın ekip içi, yönetim kurulu, genel kurul vb. ilgili tüm buluşma, davet ve resmi toplantıları düzenlemek, toplantıyı raporlamak ve süreçteki iletişim ve hazırlıkları yürütmek.
• SAHA’nın Galata ofisinde her tür toplantı, davet ve buluşmayı organize etmek. Taksim’deki SAHA Studio’nun üyelere veya kamuya açık basın toplantısı, buluşma, açık atölye günleri, sergi, panel, sunum, seminer, gezi, vb. etkinliklerini plânlamak, hazırlık, iletişim, bütçe süreçlerinin takibi ve operasyonu.
• SAHA üye ve destekçileri için her ay 3-4 kere haftaiçi veya haftasonu gündüz veya akşamları düzenlenecek biçimde farklı mekânlarda veya çevrimiçi aylık etkinlik programını önceden tasarlamak, aylık plânlamak ve organize etmek.
• Koleksiyon, üye, müze, kurum, galeri, sanatçı atölyesi ziyaretleri gibi farklı mekânlarda ve konukların katılımıyla gerçekleşen etkinliklerin organizasyonunu yürütmek, her tür teknik altyapı, ulaşım, konaklama, transfer, gönderim, ikram vb. süreçlerinin yürütülmesi.
• Tüm etkinliklerinin SAHA ekibine, sanatçılara, üye ve destekçilere veya kamuya duyurulması, farklı mecralarda duyuru/davet metinlerinin ve görsellerinin hazırlanması, davet ve LCV katılımların takibi.
• Etkinlik ve programlarının görsel ve işitsel olarak belgelenmesi, raporlanması ve arşivlenmesi.
• SAHA’nın ara raporları, yönetim kurulları, yıllık genel kurulu, yıllık rapor kitabı, internet sitesi, Zoom, Graph Commons, Mailchimp, Issuu ve Vimeo hesabı gibi dijital platformlardaki etkinliklere dair tüm görsel, metin, tanıtım videosu, davetiye, ilan, afiş, vb. malzemenin hazırlanması, metinlerin Türkçe-İngilizce yazılması, görsellerin derlenmesi, düzeltilmesi ve yayına hazır hâle getirilmesi,
• Belirli aralıklarla üyeleri aramak, ağırlamak, görüşmelerle düzenli iletişim içinde olmak.
• Pazartesi-Cuma 10.00-19.00 arası ofiste ve etkinlikler için gerektikçe haftasonları ve akşamları da çalışmaya hazır olmak, iş günleri dışında da seyahat etmek ve üye telefonlarına bakabilecek uygunlukta olmak.

İstenilen Nitelik ve Deneyimler:

• Çok iyi derecede İngilizce bilen, yazılı ve sözlü sunum yapabilen, duyuru ve metin hazırlayabilen,
• Seyahat, otel, uçak, transfer, yemek, konuk ağırlama ve davet organizasyonu alanında deneyimli,
• Güncel sanat etkinliği organizasyon, iletişim ve operasyonunda en az 3 yıl deneyimli,
• Etkinlik ve proje yönetimi, bütçelendirme, sunum ve raporlamaya hakim,
• Ms Office uygulamaları (Word, Excel, Outlook vb.), Mailchimp, Zoom, internet sitesi, veritabanı, Vimeo, sosyal medya ve dijital arşiv programlarını bilen,
• Girişken ve topluluk önünde Türkçe-İngilizce konuşma yapabilen,
• İnisiyatif ve sorumluluk alabilen, pratik, kriz ve stres yönetiminde başarılı.